Stel jouw organisatie wil responsiever worden. Daartoe zijn de visie & missie grondig herzien en is er een strategisch plan opgesteld. Kortom: de "why", "how" en "what" zijn vastgesteld. Alles is gedeeld met de medewerkers, hun feedback is verwerkt en er is draagvlak. Hoe weet jij nu of jouw organisatie in staat is om de plannen waar te maken? Waar moet je dan beginnen?

De basis
Een organisatie of team kan alleen maar goed presteren als aan een aantal voorwaarden is voldaan. De basis is dat ieder individu optimaal tot zijn of haar recht komt. Vergelijk het met een voetbalelftal: één of twee spelers die niet op de juiste positie spelen of slecht in de wedstrijd zitten, kunnen de prestatie van hele team teniet doen.

De eerste vraag is dus of ieder individu tot haar of zijn recht komt. Hoe kun jij de omstandigheden creëren die medewerkers zo goed mogelijk tot hun recht laten komen?

Flow
Mensen die optimaal tot hun recht komen, zijn vaak in een staat van ‘flow’. Dan ga jij zo op in je bezigheden dat je de tijd vergeet. In zo’n staat voel je je geweldig en presteer je het beste. Wij hebben dat allemaal wel eens ervaren. Het concept van ‘flow’ is bedacht door de psycholoog Mihaly Csikszentmihaly.

Kenmerken
Hij beschreef de kenmerken van flow in zijn boek: "Flow: de psychologie van de optimale ervaring". We zullen hier niet op al deze kenmerken ingaan, omdat verschillende ervan het gevolg zijn van een toestand van flow. Bijvoorbeeld het ontbreken van een besef van tijd of een sterk gevoel van welzijn. We richten ons op de vier kenmerken die beïnvloedbaar zijn: willen, kunnen, focus en feedback:

1. Is het werk dat men doet ook wat men wil doen? Dit gaat over de persoonlijke motivatie van mensen. Als de visie, missie en doelstellingen daarop aansluiten, hebben mensen een plek gevonden waar zij hun ambities en energie kwijt kunnen.
2. Doet men wat men kan doen? Past het werk goed bij de talenten en vaardigheden? Worden mensen te weinig uitgedaagd dan gaan zij zich vervelen. Als er teveel van hen gevraagd wordt, raken zij gestrest.
3. Worden mensen in staat gesteld om gefocust te werken? Kunnen zij zich goed richten op hun taken en verantwoordelijkheden? Voor sommige organisaties geldt ‘death by meeting’ of ‘death by email’. Overdaad schaadt. Of er is zoveel onduidelijkheid over de afbakening van verantwoordelijkheden dat mensen teveel met elkaars taken bezig zijn. Voortdurende afleiding is niet bevorderlijk voor de kwaliteit van het werk, noch voor het welbevinden van medewerkers.
4. Voortdurende feedback is belangrijk om mensen betrokken en gemotiveerd te houden. Zij moeten weten hoe zij het doen en hoe zij kunnen verbeteren. Het gaat hier niet om het (half)jaarlijkse beoordelingsgesprek: als feedback continu is en goed wordt toegepast, is het ook een mechanisme dat de kwaliteit en de sfeer in het team verbetert.

Aan de slag
Genoemde factoren helpen mensen om in hun flow te komen. Het startpunt is het in kaart brengen van de positie van iedere medewerker op genoemde factoren. Zodat er per team een goed beeld is welke medewerkers goed op hun plek zitten, of niet. Het volgende schema is een voorbeeld hoe zo’n mapping er, samenvattend, uit zou kunnen zien. Daarin kunnen ook andere HR-factoren worden meegenomen. Zoals in dit voorbeeld de fit met het team. Of de vakvolwassenheid van teamleden:

Een aantal dingen worden meteen duidelijk. Voor het hele team moet de feedback verbeterd worden: er is hier te veel oranje of rood. De medewerkers weten niet genoeg over hoe ze het doen. Op individueel niveau wordt nog een aantal dingen duidelijk: Melissa doet wat zij wil doen, maar moet nog veel leren ("Kunnen" en "Vakvolwassen" zijn beide nog niet goed). Voor Brian en Julie is het de vraag of zij in het team passen. Brian heeft de capaciteiten ("Kunnen" is groen), maar wil hij deze rol echt? En voor Julie geldt dat ze doet wat zij wil doen maar, althans vooralsnog, zijn haar vaardigheden of capaciteiten ontoereikend.

Vanuit dit overzicht kan het team zich ontwikkelen en groeien. Bijvoorbeeld op basis van de persoonlijke ontwikkelingsplannen van iedere medewerker en een plan voor het team, eventueel aangevuld met een wijziging in de teamsamenstelling. Zo komt ieder individu tot zijn of haar recht èn wordt aansluiting verkregen bij het grotere geheel van de organisatie.

De volgende stap is ervoor te zorgen dat elk team naar behoren functioneert. Met andere woorden: flow op teamniveau. Daarover gaat de blog van volgende week.