Uw organisatie wil responsiever worden. Daartoe zijn de visie & missie grondig herzien, er is een strategisch plan ontwikkeld. Kortom: het "waarom", "hoe" en "wat" zijn vastgesteld. Alles is gedeeld met de medewerkers, hun feedback is verwerkt en er is een breed draagvlak. Hoe weet je nu of je organisatie in staat is om de plannen waar te maken? Waar begin je dan?

De basis
Een organisatie of team kan alleen goed presteren als aan een aantal voorwaarden is voldaan. De basis is dat elk individu tot zijn recht kan komen. Vergelijk het met een voetbalteam: één of twee spelers die niet op de juiste positie spelen of een off-day hebben, kunnen de prestaties van het hele team verpesten.

Hoe kun je de omstandigheden creëren waarin werknemers tot hun recht komen?

Flow
Als je je volledige potentieel bereikt, ben je vaak in een staat van "flow". Je gaat zo op in je activiteiten dat je de tijd vergeet. In zo'n staat voel je je geweldig en presteer je het best. We hebben dat allemaal wel eens ervaren. Het begrip "flow" is bedacht door de psycholoog Mihaly Csikszentmihaly.

Kenmerken
Hij beschreef de kenmerken van flow in zijn boek: "Flow: de psychologie van optimale ervaring". We zullen hier niet op al deze kenmerken ingaan, omdat verschillende het resultaat zijn van een staat van flow. Bijvoorbeeld het ontbreken van een besef van tijd of een sterk gevoel van welzijn. We richten ons op de vier kenmerken die beïnvloed kunnen worden: bereidheid, bekwaamheid, focus en feedback:

1. Doen mensen wat jij wilt doen? Dit gaat over de motivatie van mensen. Als de visie, missie en doelstellingen van de organisatie hiermee in lijn zijn, hebben mensen een plek gevonden waar ze hun ambities en energie goed kwijt kunnen.
2. Doen mensen wat jij kunt ? Past de baan goed bij de talenten en vaardigheden? Als mensen niet genoeg uitgedaagd worden, gaan ze zich vervelen. Als er te veel van ze gevraagd wordt, raken ze gestrest.
3. Kunnen mensen zich goed concentreren op hun taken en verantwoordelijkheden? Voor sommige organisaties geldt "death by meeting" of "death by email". Of er is zoveel onduidelijkheid over de afbakening van verantwoordelijkheden dat mensen te veel met elkaars taken bezig zijn. Constante afleiding komt de kwaliteit van het werk en het welzijn van medewerkers niet ten goede.
4. Continue feedback is belangrijk om mensen betrokken en gemotiveerd te houden. Ze moeten weten hoe ze het doen en hoe ze zich kunnen verbeteren. Dit gaat niet over de (half)jaarlijkse beoordeling: als feedback continu is en goed wordt toegepast, is het ook een mechanisme dat de kwaliteit en de spirit in het team verbetert.

Ga aan de slag
De bovengenoemde factoren helpen mensen om in hun flow te komen. Het startpunt is het in kaart brengen van de positie van elke medewerker daarop. Zo is er voor elk team een duidelijk beeld welke medewerkers wel of niet op de juiste plek zitten. Het volgende diagram is een beknopt voorbeeld van hoe zo'n mapping eruit zou kunnen zien. Andere HR-factoren kunnen ook worden meegenomen, zoals in dit voorbeeld de fit met het team of de professionele volwassenheid van teamleden:

Een aantal dingen worden meteen duidelijk. Voor het hele team moet de feedback beter: er is hier te veel oranje of rood. De medewerkers weten te weinig over hoe ze het doen. Op individueel niveau worden een aantal andere dingen duidelijk: Melissa doet wat ze wil doen, maar heeft nog veel te leren ("Kunnen" en "Professionele rijpheid" zijn beide nog niet goed). Voor Brian en Julie is het de vraag of ze in het team passen. Brian heeft de capaciteiten ("Kan" is groen), maar wil hij deze rol echt? En voor Julie geldt dat ze doet wat ze wil, maar, op dit moment althans, vaardigheden of capaciteiten mist.

Vanuit dit overzicht kan het team zich ontwikkelen en groeien. Bijvoorbeeld op basis van de persoonlijke ontwikkelingsplannen van elke medewerker en een plan voor het team, eventueel aangevuld met een verandering in teamsamenstelling. Nu kan elk individu tot zijn recht komen en wordt afstemming verkregen met het geheel van de organisatie.

De volgende stap is ervoor zorgen dat elk team goed functioneert. Met andere woorden: flow op teamniveau. Daarover gaat de blog van volgende week.