Er wordt veel onderzoek gedaan door organisaties. Bijvoorbeeld naar de betrokkenheid van medewerkers of klanttevredenheid. Medewerkers ervaren vaak dat er te weinig wordt gedaan met de resultaten van dergelijk onderzoek. Dit komt mede omdat door de wijze van onderzoek (vragen stellen) vaak onvoldoende duidelijk is:
- wat de status of voortgang is van een (veranderings)plan of strategie
- wat er nu moet gebeuren.
Bovendien wil je weten wat mogelijke fricties zijn die succes in de weg zitten. Daarom wil je weten:
- wat de status is van de prioriteiten (volwassenheidsniveaus);
- of het aantal prioriteiten te veel is, te weinig, of juist goed;
- wat de verbeteringsniveaus zijn op elke prioriteit;
- wat het draagvlak is onder de betrokkenen;
- of er voldoende capaciteit is om de prioriteiten aan te pakken.
Goede onderzoeksvragen zijn dus verifieerbaar, feitelijk en ze bevatten volwassenheidsniveaus. Ook kunnen respondenten aangeven wat ze willen bereiken met elk van de prioriteiten (zie deel 1 van deze blog). Bijvoorbeeld:
| In hoeverre zijn jouw rol, taken en verantwoordelijkheden duidelijk? | Nu | In 3 maanden |
| Niet of nauwelijks | ✅ | O |
| Besproken met mijn manager, niet vastgelegd | O | ✅ |
| Besproken met mijn manager, en vastgelegd | O | O |
Voorbeeld
Een vereenvoudigd voorbeeld: het management wil dat een of meer teams responsiever worden. Daartoe zijn zes prioriteiten vastgesteld: drie voor elk individu en drie voor elk team. Deze prioriteiten worden gepresenteerd in zes verschillende vragen, met 3-5 opties per vraag die verschillen in volwassenheid:
Individueel:
In hoeverre wordt in je werk rekening gehouden met jouw doelstellingen?
In hoeverre is bekend welke vaardigheden en talenten jij wilt ontwikkelen?
Hoe ga jij om met deadlines?
Team:
In hoeverre heeft het team doelstellingen?
Is er een duidelijke verdeling van rollen, verantwoordelijkheden en taken?
Viert het team successen?
Stel nu dat jij de veranderingen in zes maanden wilt realiseren. Het plannen van zes prioriteiten, zoals in dit voorbeeld, is natuurlijk relatief eenvoudig. Maar normaal gesproken zijn er veel meer prioriteiten, soms 20-30, die ook per team, afdeling of land kunnen verschillen. Maar omdat niet alle prioriteiten in één keer kunnen worden gerealiseerd, moet er een keuze worden gemaakt. Daarom betrekken we iedereen die erbij betrokken is. Iedereen? Jazeker! In responsieve organisaties wordt iedereen meegenomen. En dat levert veel op. Een typische vraag in dat verband is dan bijvoorbeeld:
| In hoeverre werkt jouw team met doelstellingen? | Nu | In 3 maanden |
| Niet of ze zijn niet duidelijk | O | O |
| De doelstellingen zijn gedeeld met het team | ✅ | O |
| Er zijn teamdoelstellingen, en wij hebben afgestemd hoe mijn rol daaraan bijdraagt | O | ✅ |
Volgens de respondent in dit voorbeeld zijn er teamdoelen en worden deze gedeeld. Hij wil in drie maanden tijd duidelijk afgestemd hebben hoe zijn rol bijdraagt aan de teamdoelen - het hoogste volwassenheidsniveau in dit voorbeeld. Dit heeft duidelijk prioriteit voor deze respondent.
Inzicht
Nu kan iedereen aangeven wat hij of zij als prioriteiten beschouwt en hoeveel die moeten worden verbeterd. Dit leidt tot inzichten, zoals:
- hoe prioriteren individuele medewerkers?
- in hoeverre is er draagvlak (onder teams, teams met hun managers)?
- nemen de teams te veel prioriteiten op zich, of juist genoeg?
- waar vinden we "waste" - werknemers die de prioriteiten meer dan noodzakelijk willen verbeteren - of "tekort" - werknemers die bepaalde prioriteiten minder dan wenselijk willen verbeteren?
En deze inzichten ontstaan op alle niveaus: individueel, teams, afdelingen, organisatie. Zo kun je iedereen betrekken bij de veranderingen die jij met jouw organisatie wilt doorvoeren!
Kennis delen en gerichter werken
Je weet nu ook wie al een gewenst volwassenheidsniveau op een prioriteit heeft bereikt (nogmaals: we vragen naar verifieerbaar en feitelijk gedrag). Zo kun je mensen stimuleren om kennis te delen. Want elkaar helpen betekent: niet opnieuw het wiel uitvinden. Dat bespaart niet alleen kosten: de circa vijftien minuten die een medewerker besteedt aan een dergelijke vragenlijst leidt tot één à twee weken tijd die vrijgemaakt wordt, omdat er gerichter gewerkt gaat worden!
Hoe te leiden en waarop
Door het verkrijgen van deze informatie weet management hoe en waarop gestuurd kan worden. Bijvoorbeeld: in het geval dat een team het onderling eens is over de prioriteiten maar onvoldoende draagvlak heeft voor de prioriteiten van het management, is een andere actie nodig dan wanneer het team het wel met hen eens is. In het eerste geval is er behoefte aan afstemming. Misschien is er een onderhuids conflict? In het laatste geval staan de klokken gewoon gelijk dus laten we vooral aan de slag gaan!
Betrokkenheid
Natuurlijk wil jij real-time inzicht in de resultaten en jij wilt niet maanden wachten tot deze resultaten binnenkomen. Bovendien is het eigenlijk niet meer van deze tijd om lange tijd te wachten tot alles is doorgerekend. Zo wordt een een organisatie niet responsief! Hier helpen de algoritmes van Kunstmatige Intelligentie, real-time, op alle niveaus:
- medewerkers krijgen meer grip op hun prioriteiten;
- managers zullen beter begrijpen welke mensen wel of niet tot hun recht komen. En wat er aan gedaan kan worden;
- een (divisie)directeur krijgt een nauwkeuriger inzicht in de redenen (fricties!) waarom bepaalde teams al dan niet op schema liggen en welke interventie nuttig zou zijn.
Doelgericht
In het voorbeeld zouden de prioriteiten voor de komende drie maanden als volgt kunnen worden vastgesteld:
- Ieders persoonlijke doelen worden besproken en gedocumenteerd (hoogste volwassenheidsniveau 3).
- De ontwikkeling van vaardigheden en talenten van iedereen is besproken met het management (volwassenheidsniveau 2).
- Teamdoelstellingen: duidelijk en gedocumenteerd en voor iedereen is het duidelijk hoe hun rol eraan bijdraagt (volwassenheidsniveau 3).
Drie van de zes prioriteiten zijn nu gekozen. Het dashboard bevestigt dat er steun is, dat de hoeveelheid prioriteiten haalbaar is en dat er voldoende verander capaciteit is binnen het team:
Als er meer tijd vrijkomt door betere focus, samenwerking en kennisdeling, dan staat natuurlijk niets een versnelling van het veranderplan in de weg. Het is niet voor niets dat responsieve organisaties vaak het tempo voor verandering en innovaties in hun sector bepalen!
Op donderdag 11 februari organiseert Moving As One het gratis webinar "Doelgericht Veranderen Met Kennis Van Zaken". Deelnemers leren hoe ze hun teams of organisatie effectiever kunnen betrekken bij veranderingsprocessen door middel van betere en snellere onderzoeken, met behulp van Kunstmatige Intelligentie. Inclusief een live demo. Meer informatie vind je hier.