In responsieve organisaties komen individuen tot hun recht. Zie de blog 'Aan de slag, maar hoe? - deel een'. Dat gebeurt, wanneer mensen doen wat zij willen doen en wat overeenkomt met hun vaardigheden en potentieel. Daarnaast stelt de organisatie hen in staat om gefocust te werken aan hun taken. Regelmatige feedback laat hen weten hoe goed ze het doen (dit zijn de vier elementen waarvan bekend is dat ze mensen in een staat van flow brengen). De volgende stap in het creëren van een responsieve organisatie is het ontwikkelen van de juiste teamdynamiek, passend bij de visie, missie en cultuur van het bedrijf. Dit zijn de voorwaarden die effectieve teams nodig hebben:
Psychologische veiligheid
Meerdere onderzoeken hebben aangetoond dat effectieve en goed presterende teams één ding gemeen hebben: mensen voelen zich comfortabel in het team, geaccepteerd voor wie ze zijn. Ze ervaren psychologische veiligheid als lid van het team. Praktisch gezien betekent dit dat mensen zich durven uit te spreken, het oneens zijn, met ideeën komen en open zijn over gemaakt fouten. Zij ervaren en begrijpen dat het team er voor elkaar is. Als gevolg daarvan gedijen mensen in het team en leert het team voortdurend.
Systemische behoeften
Naast psychologische veiligheid zijn er nog andere basis 'behoeften', de zogenaamde 'systemische behoeften', om elk team goed te laten presteren. Deze zijn:
- duidelijkheid over de rol en de doelstellingen van het team;
- begrip en erkenning van gebeurtenissen en de geschiedenis die relevant zijn voor het team;
- het team is compleet - alle benodigde rollen en functies zijn aanwezig;
- er is duidelijkheid over de volgorde in het team;
- mensen ervaren een goede balans van 'geven en nemen' in het team.
Vaak, wanneer teams niet goed functioneren, blijken een of meer van deze systemische behoeften niet goed ingevuld te zijn. Bijvoorbeeld: als op een bepaald moment een manager plotseling is vertrokken zonder goede uitleg van het hoger management, kan dit de teamdynamiek zodanig aantasten dat een nieuwe manager weinig kans van slagen heeft (daarom is de tweede systemische behoefte belangrijk).
Als niet aan de systemische behoeften wordt voldaan, zullen ze de hoofdoorzaak zijn van symptomen zoals te veel veranderingen in het teammanagement of een relatief hoog ziekteverzuim. Het oplossen van de kernoorzaak helpt bij het vinden van oplossingen voor deze symptomen - het bestrijden ervan niet. Bijvoorbeeld: als het personeelsverloop relatief hoog is, komen bedrijven vaak in de verleiding om een employer branding campagne te starten, met als doel het verloop van werknemers omlaag te brengen. De kernoorzaak kan echter gelegen zijn in een van de systemische behoeften. Zo kan er bijvoorbeeld een gebrek aan duidelijkheid over de (team)doelen zijn waardoor een gebrek aan motivatie ontstaat (de eerste systemische behoefte). In zo'n geval ligt de oplossing in het betrekken van de betrokkenen en het ontwikkelen van een overtuigend doel en duidelijke (team)doelstellingen. Dit zou in dit voorbeeld de juiste en duurzame oplossing zijn. De beoogde employer branding-campagne is dat in dit geval niet, omdat die met het verkeerde motief zou worden gestart en daarmee het risico loopt om eerder negatieve effecten te realiseren.
Autonomie
Zelfrealisatie is een individuele behoefte. Het is ook een behoefte onder teams. Daarom functioneren succesvolle teams in een bepaalde mate van autonomie. Niet alleen hierom, er is ook een praktische reden: gecentraliseerde besluitvorming is in veel gevallen niet meer effectief als een organisatie responsief wil zijn. Een zekere mate van teamautonomie - tot aan volledige zelfsturing - is dus noodzakelijk.
Daarom hebben effectieve teams duidelijke afspraken over hun samenwerking. Deze afspraken hebben betrekking op de manier waarop de besluitvorming plaatsvindt, het werk wordt verdeeld, enz. Ze bevatten ook mechanismen voor het oplossen van conflicten.
Zorg voor de juiste voorwaarden
De voorwaarden zoals hier beschreven kunnen niet van de ene op de andere dag worden gerealiseerd. Op de eerste plaats moet bepaald worden hoe zij voor de organisatie worden ingevuld. Vervolgens is het een continu proces dat voortdurend geëvalueerd en bijgesteld moet worden, zodat de dynamiek past bij de organisatie. Met andere woorden: de organisatie vindt haar eigen flow. Als de gewenste teamdynamiek eenmaal gerealiseerd is, vraagt dit om continue monitoring, feedback en interactie (coaching, bijsturing), zodat de teams op het gewenste niveau blijven opereren.